Πολιτική Προστασίας Πληροφοριοδοτών της Primetel PLC

ΕΙΣΑΓΩΓΗ
Η Primetel PLC (στο εξής η «Primetel» και/ή «Εταιρεία») στοχεύει τη διασφάλιση της νόμιμης και ηθικής
συμπεριφοράς στο υψηλότερο επίπεδο. Συνεπώς υιοθετούμε και εφαρμόζουμε μια πολιτική μηδενικής
ανοχής σε σχέση με τις επιλήψιμες συμπεριφορές, ενώ παράλληλα δεσμευόμαστε όπως λαμβάνουμε όλα τα
κατάλληλα μέτρα στις περιπτώσεις όπου εντοπίζουμε επιλήψιμες συμπεριφορές.
Για να είμαστε σε θέση όπως προβαίνουμε με οποιεσδήποτε ενέργειες, είναι αναγκαίο όπως πρώτα μάθουμε
για οποιεσδήποτε επιλήψιμες συμπεριφορές. Συνεπώς με την θέσπιση της Πολιτικής Προστασίας
Πληροφοριοδοτών (στο εξής η «Πολιτική»), η Primetel στοχεύει στην προώθηση και ενθάρρυνση μιας
κουλτούρας στα πλαίσια της οποίας οποιοσδήποτε, είτε εντός είτε εκτός της Primetel, αισθάνεται ασφαλής
να αναφέρει οποιαδήποτε επιλήψιμη συμπεριφορά ή ενέργεια περιέλθει στην αντίληψη του και η οποία
σχετίζεται με τις δραστηριότητες μας.
2. ΟΡΙΣΜΟΙ
Αναφερόμενος σημαίνει το πρόσωπο για το οποίο γίνεται Αναφορά
Δημόσια Αναφορά / Αποκάλυψη σημαίνει την δημόσια αναφορά ως ορίζεται στο περί της Προστασίας
Προσώπων που Αναφέρουν Παραβάσεις του Ενωσιακού και Εθνικού Δικαίου Νόμος του 2022 (Ν. 6(Ι)/2022)
σχετικά μόνο με τις παραβιάσεις που προβλέπονται στον εν λόγω Νόμο.
Εξωτερική Αναφορά σημαίνει την εξωτερική αναφορά ως ορίζεται στο περί της Προστασίας Προσώπων που
Αναφέρουν Παραβάσεις του Ενωσιακού και Εθνικού Δικαίου Νόμος του 2022 (Ν. 6(Ι)/2022), δηλαδή η
προφορική ή γραπτή παροχή πληροφοριών σχετικά μόνο με τις παραβιάσεις που προβλέπονται στον εν λόγω
Νόμο σε αρμόδια αρχή μέσω εξωτερικού διαύλου αναφοράς.
Εσωτερική Αναφορά σημαίνει την αναφορά που γίνεται μέσω των Εσωτερικών Διαύλων Επικοινωνίας.
3. ΣΚΟΠΟΣ
Σκοπός της παρούσας Πολιτικής είναι η παροχή τρόπων επικοινωνίας προς τον οποιοδήποτε για αναφορά
γνήσιων ανησυχιών και/ή πληροφοριών για τις οποίες έχει λάβει γνώση ή έχουν έρθει στην αντίληψη του
σχετικά με οποιαδήποτε επικίνδυνη, ανήθικη ή παράνομη συμπεριφορά, ενέργεια ή πρακτική που λαμβάνει
χώρα υπό την ευθύνη και/ή στο πλαίσιο δραστηριοτήτων της Primetel (στο εξής η «Επιλήψιμη
Συμπεριφορά»). Παράλληλα η παρούσα Πολιτική αποσκοπεί στην προστασία μαρτύρων σε περίπτωση που
γίνεται διάθεση πληροφοριών προς το κοινό σχετικά με παραβάσεις, υπό τις προϋποθέσεις που θέτει ο περί
της Προστασίας Προσώπων που Αναφέρουν Παραβάσεις του Ενωσιακού και Εθνικού Δικαίου Νόμος του
2022 (Ν. 6(Ι)/2022) και/ή όπως τροποποιείται από καιρό εις καιρό (στο εξής ο «Νόμος»), και όπως
περιγράφεται πιο κάτω (στο εξής η «Δημόσια Αποκάλυψη»).
4. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ
Η παρούσα Πολιτική δεσμεύει την Primetel.
Η υποβολή πληροφοριών/καταγγελίας, επωνύμως ή ανωνύμως, μέσω των καναλιών επικοινωνίας που
ορίζονται στην παρούσα Πολιτική από τον Αναφέρων σε σχέση με ενδεχόμενες παραβάσεις (στο εξής η
«Αναφορά») μπορεί να υποβληθεί για Επιλήψιμη Συμπεριφορά που συνέβηκε στο παρελθόν, συμβαίνει στο
παρόν ή δύναται να συμβεί στο μέλλον.
5. ΠΡΟΣΩΠΑ ΠΟΥ ΠΡΟΣΤΑΤΕΥΟΝΤΑΙ ΑΠΌ ΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ
Η παρούσα Πολιτική στοχεύει στην προστασία του φυσικού προσώπου που αναφέρει ή αποκαλύπτει
Επιλήψιμη Συμπεριφορά (στο εξής ο «Αναφέρων»). Ο Αναφέρων μπορεί να είναι οποιοδήποτε πρόσωπο
επιθυμεί να υποβάλει Αναφορά καθώς και οποιοδήποτε Αναφέροντα προβαίνει σε αναφορά Επιλήψιμης
Συμπεριφοράς μέσω αντιπροσώπου ή νομικού συμβούλου.
6. ΕΠΙΛΗΨΙΜΕΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΕΣ ΠΡΟΣ ΑΝΑΦΟΡΑ
6.1. Ενδεικτικές Επιλήψιμες Συμπεριφορές προς Αναφορά είναι τα ακόλουθα:
6.1.1. Οποιαδήποτε παράβαση των νόμων της Κυπριακής Δημοκρατίας,
6.1.2. Οποιαδήποτε παράβαση του Νόμου Ν6(Ι)/2022
6.1.3. Οποιαδήποτε ενέργεια, πρακτική και/ή συμπεριφορά που παραβιάζει οποιαδήποτε πολιτική,
απόφαση, κανονισμό, διαδικασία, οδηγία και/ή καταστατικό της Primetel.
6.1.4. Οποιαδήποτε ενέργεια, πρακτική και/ή συμπεριφορά που έρχεται σε αντίθεση ή δεν συνάδει με τις
αξίες, αρχές και στρατηγική της Primetel,
6.1.5. Οποιαδήποτε προσπάθεια παρεμπόδισης διερεύνησης Αναφοράς,
6.1.6. Οποιαδήποτε απόκρυψη ή εξώθηση για την διενέργεια Επιλήψιμης Συμπεριφοράς.
6.2. Μια Αναφορά για Επιλήψιμη Συμπεριφορά δύναται να περιλαμβάνει γνήσιους προβληματισμούς για
συμπεριφορές, πρακτικές και/ή ενέργειες που ενδεχομένως θα μπορούσαν να αποτελέσουν Επιλήψιμη
Συμπεριφορά.
6.3. Μια Αναφορά για Επιλήψιμη Συμπεριφορά θα πρέπει να πραγματοποιείται χωρίς την υπόσχεση καταβολή
ή ύπαρξης οποιουδήποτε ανταλλάγματος.
7. ΕΞΑΙΡΟΥΜΕΝΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ
7.1. Αναφορές που θα αφορούν τα ακόλουθα θέματα δεν θα εξετάζονται στα πλαίσια της παρούσας Πολιτικής:
7.1.1. Θέματα/Υποθέσεις που εκκρεμούν ενώπιον των Κυπριακών Δικαστηρίων ή άλλων Εποπτικών Αρχών
7.1.2. Θέματα που αφορούν διαφωνίες για πολιτικές και/ή αποφάσεις της Primetel.
7.1.3. Θέματα που βασίζονται μόνο σε φήμες.
7.1.4. Θέματα που αφορούν παράπονα σε σχέση με τους όρους εργοδότης και/ή ανέλιξης υπαλλήλου.
7.1.5. Αναφορές για καθημερινά προσωπικά θέματα ή προσωπικές διαφωνίες με συναδέλφους ή
προϊστάμενους.
7.2. Διευκρινίζεται ότι δεν αποτελούν Επιλήψιμες Συμπεριφορές και δεν θα γίνονται αποδεκτές Αναφορές που
σχετίζονται με παράπονα πελατών αναφορικά με την ποιότητα των προϊόντων και υπηρεσιών της Primetel
εκτός αν αφορά υπηρεσία που δόθηκε από συγκεκριμένο πρόσωπο της Primetel και η συμπεριφορά και/ή
ενέργεια του αποτελούσε Επιλήψιμη Συμπεριφορά. Παράπονα πελατών αναφορικά με την ποιότητα των
προϊόντων και υπηρεσιών της Primetel θα εξετάζονται από το Τμήμα Εξυπηρέτησης πελατών της Primetel.
8. ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΑΝΑΦΕΡΟΝΤΟΣ / ΑΝΑΦΕΡΟΜΕΝΟΥ
8.1. Οποιαδήποτε απειλή, αντίποινο, άνιση μεταχείριση ή πειθαρχική διαδικασία σε βάρος του Αναφέροντος ή
του Αναφερόμενου ή όσων συμμετέχουν στη διερεύνηση μιας Αναφοράς δεν θα γίνεται επιτρεπτή και/ή
ανεχτή από την Primetel. Η εν λόγω προστασία επεκτείνεται και στις περιπτώσεις Δημόσιων Αναφορών
νοουμένου ότι αφορούν παραβάσεις που προβλέπονται στο Νόμο 6(Ι)/2022 και μόνο εάν ο Αναφέροντας
ακολούθησε τις διαδικασίες και τηρεί τις προϋποθέσεις που αναφέρονται στο Νόμο 6(Ι)/2022.
8.2. Στη περίπτωση οποιασδήποτε Δημόσιας Αποκάλυψης για οτιδήποτε δεν περιλαμβάνεται στης παραβάσεις
που προβλέπονται στο Νόμο 6(Ι)/2022, η Primetel δεν μπορεί να διασφαλίσει καμία προστασίας στον
Αναφέροντα και ο Αναφέροντας δύναται να βρεθεί αντιμέτωπος με πειθαρχικά και/ή άλλα αδικήματα.
8.3. Στην περίπτωση που ο Αναφέροντας υποβάλλεται σε αντίποινα, η Primetel προτρέπει τον ίδιο όπως
γνωστοποιεί γραπτώς το περιστατικό μέσω των διαύλων επικοινωνία της παρούσας Πολιτικής.
8.4. Στην περίπτωση που η εξέταση μιας Αναφοράς δεν καταλήξει σε απόδειξη της Επιλήψιμης Συμπεριφοράς,
δεν θα υπάρχουν οποιεσδήποτε επιπτώσεις για τον Αναφέροντα.
8.5. Στην περίπτωση που ο Αναφέροντας συμμετείχε στο γεγονός και/ή πράξη Επιλήψιμης Συμπεριφοράς, δεν
θα απαλλάσσεται των ευθυνών του, αλλά θα συνεκτιμηθεί η συνεισφορά του στον εντοπισμό και την
διερεύνηση της Επιλήψιμης Συμπεριφοράς.
8.6. Η Primetel θα διασφαλίζει ότι το πρόσωπο για το οποίο έχει γίνει η Αναφορά (στο εξής ο «Αναφερόμενος»)
θα προστατεύεται και δεν θα ληφθεί οποιοδήποτε μέτρο εναντίον του σε περίπτωση που δεν αποδειχθεί
Επιλήψιμη Συμπεριφορά.
8.7. Οι Αναφερόμενοι έχουν το δικαίωμα όπως:
8.7.1. Ενημερωθούν για την Επιλήψιμη Συμπεριφορά για την οποία έχει υποβληθεί Αναφορά
8.7.2. Λάβουν αντίγραφο της Αναφοράς τηρουμένης της εμπιστευτικότητας των δεδομένων προσωπικού
χαρακτήρα που τυχόν περιλαμβάνονται στην Αναφορά.
8.7.3. Εκπροσώπηση τους με δικηγόρο.
8.7.4. Κληθούν σε απολογία ενώπιον της Επιτροπής Αξιολόγησης.
8.8. Σε περίπτωση που κριθεί κατά την κρίση της Επιτροπής Αξιολόγησης ότι υπάρχει σοβαρός κίνδυνος ότι η
ενημέρωση του Αναφερόμενου δύναται να παρακωλύσει με οποιοδήποτε τρόπο τη διερεύνηση της
υπόθεσης και τη συλλογή των απαραίτητων αποδεικτικών στοιχείων, η ενημέρωση του Αναφερόμενου
δύναται να αναβληθεί μέχρι να πάψει να υφίσταται ο κίνδυνος.
8.9. Σε περίπτωση όπου το περιεχόμενο μιας Αναφοράς αποδειχθεί αβάσιμο, τότε τα πρόσωπα που
περιλαμβάνονταν στην εν λόγω Αναφορά δεν θα ενημερώνονται για την ύπαρξη της εν λόγω Αναφοράς για
λόγους διαφύλαξης του εργασιακού περιβάλλοντος εντός της Primetel, εκτός και αν κάποιος από τα
επηρεαζόμενα πρόσωπα ασκήσει το δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά του δεδομένα ή υπάρχει σχετική
νομική υποχρέωση.
9. ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑ

9.1. Όλες οι Αναφορές θα χειρίζονται με εμπιστευτικότητα και οι εμπλεκόμενοι δεσμεύονται όπως τηρούν την
εμπιστευτικότητα.
9.2. Τα Προσωπικά Δεδομένα που ενδεχομένως να συμπεριλαμβάνονται σε οποιεσδήποτε Αναφορές θα
προστατεύονται στη βάση του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα ΕΕ
2016/679 και του περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων Έναντι της Επεξεργασίας των Δεδομένων
Προσωπικού Χαρακτήρα Νόμου Ν.125(Ι)/2018 και όπως εκάστοτε τροποποιείται ή αντικαθίσταται.
9.3. Οποιοσδήποτε λαμβάνει μέρος στην διερεύνηση μιας Αναφοράς ή γνωρίζει την ταυτότητα του Αναφέροντα,
απαγορεύεται να αποκαλύψει την ταυτότητα του Αναφέροντα ή να προχωρήσει με την αποκάλυψη
λεπτομερειών που ενδεχομένως να οδηγήσουν στην ταυτοποίηση του Αναφέροντα, εκτός και αν έχει ληφθεί
η εκ των προτέρων ρητή συγκατάθεση του Αναφέροντα.
9.4. Η Primetel θα λαμβάνει όλα τα μέτρα για τήρηση της εμπιστευτικότητας καθώς και μείωση του κινδύνου
αναγνώρισης του Αναφέροντα χωρίς την συγκατάθεση του.9.5. Διευκρινίζεται ότι η αποκάλυψη της ταυτότητας του Αναφέροντα δύναται να απαιτηθεί σε περίπτωση
δικαστικής και/ή άλλης νομικής διαδικασίας σε μελλοντικό χρόνο. Σε αυτή την περίπτωση δεν θα απαιτείται
η εκ των προτέρων συγκατάθεση του Αναφέροντα.
10. ΔΙΑΚΟΠΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
Σε περίπτωση που ο Αναφέροντας προχωρήσει με υποβολή Εξωτερικής Αναφοράς και/ή Δημόσιας Αναφοράς
ενόσω εκκρεμεί η διαδικασία της Εσωτερική Αναφοράς στην βάση της παρούσας πολιτικής, τότε η διαδικασία
της Εσωτερική Αναφοράς θα διακόπτεται.
11. ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΙ ΔΙΑΥΛΟΙ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ
11.1. Αναφορές δύναται να υποβληθούν μέσω των ακόλουθων τρόπων επικοινωνίας (στο εξής οι
«Εσωτερικοί Δίαυλοι Επικοινωνίας») οι οποίοι είναι σχεδιασμένοι για να προστατεύσουν την ανωνυμία του
Αναφερόμενου:
11.1.1. Email: whistleblowing@prime-tel.com
11.1.2. Εσωτερική αλληλογραφία: η Αναφορά μπορεί να σταλεί με την εσωτερική αλληλογραφία σε κλειστό
φάκελο προς τον Λειτουργό Συμμόρφωσης της Primetel με την ένδειξη «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ»
11.1.3. Ταχυδρομείο: υπ’ όψη του Λειτουργού Συμμόρφωσης της Primetel (The Maritime Center, Λεωφόρος
Ομονοίας 141, 3045 Λεμεσός, Κύπρος) με την ένδειξη «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ»
11.1.4. Μέσω προσωπικής συνάντησης, μετά από σχετική συνεννόηση με τον Λειτουργό Συμμόρφωσης.
11.2. Οποιεσδήποτε Αναφορές μέσω των Μέσων Κοινωνικής Δικτύωσης και/ή μέσω Δημόσιας
Αποκάλυψης, χωρίς την προηγούμενη χρήση των Εσωτερικών Δίαυλων Επικοινωνίας και εξάντληση των
διαδικασιών της παρούσας πολιτικής, δεν θα καλύπτονται από τις πρόνοιες της παρούσας Πολιτικής.
12. ΛΕΙΤΟΥΡΓΟΣ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗΣ
12.1. Στα πλαίσια της παρούσας Πολιτικής η Primetel έχει ορίσει λειτουργό συμμόρφωσης ο οποίος θα
έχει την εξουσία και την ευθύνη για την εφαρμογή και την ορθή υλοποίηση της παρούσας πολιτικής (στο
εξής ο «Λειτουργός Συμμόρφωσης»). Ως Λειτουργός Συμμόρφωσης, έχει οριστεί η κα. Μαρίνα
Παπανικολάου, Chief Operating Officer.
12.2. Ο Λειτουργός Συμμόρφωσης θα έχει, μεταξύ άλλων, τις ακόλουθες αρμοδιότητες:
12.2.1. Διατηρεί αρχείο με τις Αναφορές που έχουν υποβληθεί
12.2.2. Ενημερώνει την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών σε τακτά χρονικά διαστήματα για όλες τις
υποθέσεις που απορρίφθηκαν και παραπέμφθηκαν σε άλλα τμήματα από τον Λειτουργό
Συμμόρφωσης.
12.2.3. Διασφαλίζει την ασφαλή φύλαξη όλων των σχετικών με την παρούσα Πολιτική αρχείων.
12.2.4. Φροντίζει για την ενημέρωση και εκπαίδευση του προσωπικούς της Primetel για την παρούσα
Πολιτική.
12.2.5. Αναφέρεται απευθείας στο Διοικητικό Συμβούλιο για τα καθήκοντα του ως Λειτουργός
Συμμόρφωσης, ενώ οργανικά δύναται να ανήκει σε οποιοδήποτε τμήμα και για τα υπόλοιπα καθήκοντα
του να αναφέρεται αλλού.
13. ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
13.1. Την ευθύνη για την εξέταση και αξιολόγηση των Αναφορών θα έχει επιτροπή που θα αποτελείται
από τον Λειτουργό Συμμόρφωσης και από τον CEO, τον CTO, την CFO και την Regulatory Affairs and Legal
Manager (στο εξής η «Επιτροπή Αξιολόγησης»).
13.2. Κατά την διερεύνηση μιας Αναφοράς και προκειμένου να διασφαλιστεί το δίκαιο και αμερόληπτο
αποτέλεσμα, η Επιτροπή Αξιολόγησης δύναται να αλλάξει σύσταση, σε περίπτωση που υπάρχει σύγκρουση
συμφερόντων.
14. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΧΕΙΡΙΣΜΟΥ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
14.1. Αναμένεται από το άτομο που θα υποβάλει Αναφορά μέσω των Εσωτερικών Διαύλων Επικοινωνίας
όπως παρέχει όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες που υποστηρίζουν και τεκμηριώνουν μια Αναφορά. Μια
Αναφορά μπορεί να περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, τα γεγονότα που δημιούργησαν την υποψία/ανησυχία με
αναφορά σε ονόματα, ημερομηνίες, έγγραφα και τοποθεσίες όπου είναι διαθέσιμο καθώς και το λόγο που
οδήγησε το άτομα στην υποβολή της Αναφοράς.
14.2. Κατά την υποβολή μιας Αναφοράς μέσω των Εσωτερικών Διαύλων Επικοινωνίας θα πρέπει να
συμπληρώνεται το σχετικό έντυπο αναφοράς ως παρατίθεται στο Παράρτημα Α.
14.3. Με την υποβολή μιας Αναφοράς και την λήψη της από τον Λειτουργό Συμμόρφωσης, θα
ακολουθείται η πιο κάτω διαδικασία:
14.3.1. Ο Λειτουργός Συμμόρφωσης θα επιβεβαιώσει την λήψη της Αναφοράς στον Αναφέροντα εντός επτά
(7) ημερών από την παραλαβή της Αναφοράς, νοουμένου ότι ο Αναφέροντας έχει δηλώσει στοιχεία και
τρόπο επικοινωνίας.
14.3.2. Ο Λειτουργός Συμμόρφωσης θα εξετάσει κατά πόσο η Αναφορά είναι επαρκώς τεκμηριωμένη και σε
περίπτωση που χρειάζονται επιπλέον στοιχεία, θα επικοινωνήσει με τον Αναφέροντα νοούμενου ότι ο
Αναφέροντας έχει συμπεριλάβει στοιχεία επικοινωνίας στην Αναφορά του.
14.3.3. Ο Λειτουργός Συμμόρφωσης θα αποφασίσει κατά πόσο η Αναφορά εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής
της παρούσας Πολιτικής και κατά πόσο εμπίπτει ή όχι στην αρμοδιότητα εξέτασης της Επιτροπής
Αξιολόγησης Αναφορών. Ο Λειτουργός Συμμόρφωσης θα ενημερώσει σχετικά για την απόφαση του τον
Αναφέροντα (εάν και εφόσον υπάρχουν στοιχεία επικοινωνίας). Σε περίπτωση που η Αναφορά δεν
εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής, θα απορρίπτεται, ενώ αν δεν εμπίπτει στην
αρμοδιότητα εξέτασης της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών, ο Λειτουργός Συμμόρφωσης δύναται να
παραπέμπει την Αναφορά σε άλλο αρμόδιο Τμήμα.
14.3.4. Σε περίπτωση που ο Λειτουργός Συμμόρφωσης αποφασίσει ότι η Αναφορά εμπίπτει στο πεδίο
εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής και στην αρμοδιότητα εξέτασης της Επιτροπής Αξιολόγησης
Αναφορών, τότε παραπέμπει την Αναφορά στην Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών για περαιτέρω
χειρισμό.
14.3.5. Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών θα αξιολογήσει την Αναφορά και θα αποφασίσει αν εμπίπτει
στα πλαίσια της παρούσας πολιτικής και κατά πόσο χρήζει περαιτέρω διερεύνησης ή όχι. Αν χρήζει
περαιτέρω διερεύνησης, θα διορίσει ομάδα για να προχωρήσει σε περαιτέρω διερεύνηση της
Αναφοράς (στο εξής η «Ομάδα Διερεύνησης»). Σε περίπτωση που κρίνει ότι δεν εμπίπτει στο πεδίο
εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής, η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών δύναται να παραπέμψει την
Αναφορά σε άλλο αρμόδιο Τμήμα ή να την απορρίψει και να ενημερώσει σχετικά τον Αναφέροντα (εάν
και εφόσον υπάρχουν στοιχεία επικοινωνίας).
14.4. Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών δύναται να αποφασίζει συνοπτικά για οποιαδήποτε Αναφορά
βρίσκεται ενώπιον της και να κρίνει ότι δεν χρήζει περαιτέρω διερεύνησης.
15. ΟΜΑΔΑ ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗΣ
15.1. Η διερεύνηση της Αναφοράς από την Ομάδα Διερεύνησης θα πρέπει να ολοκληρώνεται εντός τριάντα
(30) εργάσιμων ημερών από την ημέρα υποβολής της Αναφοράς σε αυτή. Σε περίπτωση που απαιτείται
περαιτέρω χρόνος για διερεύνηση, η Ομάδα Διερεύνησης δύναται να ζητήσει από την Επιτροπή Αξιολόγησης
Αναφορών περαιτέρω προθεσμία ακόμη τριάντα (30) εργάσιμων ημερών.
15.2. Με την ολοκλήρωση της διερεύνησης της Αναφοράς από την Ομάδα Διερεύνησης, η Ομάδα
Διερεύνησης θα ετοιμάζει σχετικό πόρισμα με τα ευρήματα της και να το υποβάλει στην Επιτροπή
Αξιολόγησης Αναφορών.
15.3. Ο Λειτουργός Συμμόρφωσης θα έχει την ευθύνη παρακολούθησης της εξέλιξης της διερεύνησης της
Αναφοράς από την Ομάδα Διερεύνησης.
16. ΑΠΟΦΑΣΕΙΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
16.1. Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών αφού εξετάσει το πόρισμα της Ομάδας Διερεύνησης, θα
παραπέμπει κατά περίπτωση τις Αναφορές με τις εισηγήσεις της στα αρμόδια τμήματα για περαιτέρω
απαιτούμενες ενέργειες.
16.2. Οι αποφάσεις της Επιτροπής Αξιολόγησης Αναφορών θα λαμβάνονται πλειοψηφικά.
16.3. Ο Αναφέρων δύναται να κληθεί να συμμετάσχει σε συνεδρίασης της Επιτροπής Αξιολόγησης
Αναφορών στο πλαίσιο της σχετικής διερεύνησης.
16.4. Ο Αναφέρων θα ενημερώνεται εντός 3 μηνών από την ημερομηνία αποστολής βεβαίωσης
παραλαβής της Αναφοράς (εάν και εφόσον υπάρχουν στοιχεία επικοινωνίας) για την πορεία διερεύνησης
της Αναφοράς τους στο μέτρο του δυνατού και λαμβάνοντας πάντα υπόψη οποιεσδήποτε δεσμεύσεις
εμπιστευτικότητας που δύναται να ισχύουν.
16.5. Κατά την διερεύνηση μιας Αναφοράς, θα εφαρμόζεται πάντα το τεκμήριο της αθωότητας για τον
Αναφερόμενο και τον Αναφέροντα, θα υπάρχει διαφανής επικοινωνία σε σχέση με την έρευνα και τις
αποφάσεις και θα παρέχεται υποστήριξη στον Αναφερόμενο σε περίπτωση που επιλέξει να απαντήσει
αυτοπροσώπως στους ισχυρισμούς. Παράλληλα ο Αναφέροντας θα έχει την δυνατότητα να ελέγξει, να
διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά μιας συνομιλίας ή συνάντησης υπογράφοντας τα.
17. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΦΟΡΑ
17.1. Ο Λειτουργός Συμμόρφωσης θα ενημερώνει την Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών ανά τακτά
χρονικά διαστήματα για όλες τις Αναφορές που απορρίφθηκαν και/ή παραπέμφθηκαν σε άλλα τμήματα από
το Λειτουργό Συμμόρφωσης.
17.2. Ο Λειτουργός Συμμόρφωσης θα υποβάλλει στο Διοικητικό Συμβούλιο ετήσια έκθεση για όλες τις
Αναφορές που παρέλαβε.
17.3. Στην περίπτωση που μια Αναφορά δύναται αν αληθεύει, να πλήξει το όνομα της Primetel, κατά την
κρίση του Λειτουργού Συμμόρφωσης, ο Λειτουργός Συμμόρφωσης οφείλει να ενημερώσει άμεσα τον
Ανώτατο Εκτελεστικό Διευθυντή και το Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου της Primetel για να
αποφασίσουν τον περαιτέρω χειρισμό της Αναφοράς.
18. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΟΛΙΤΙΚΗ
Η Primetel θα διασφαλίζει ότι όλοι οι εργαζόμενοι και/ή συνεργάτες της ενημερώνονται σχετικά με την παρούσα
Πολιτική και θα παρέχει πληροφορίες σχετικά με το πως μπορούν να υποβάλουν Εξωτερική Αναφορά σε
αρμόδιες Αρχές. Η παρούσα πολιτική θα είναι αναρτημένη στην ηλεκτρονική σελίδα της Primetel καθώς και στο
εσωτερικό portal της Primetel.
19. ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ/ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ
19.1. Η Επιτροπή Αξιολόγησης Αναφορών θα διατηρεί αρχείο με όλες τις Αναφορές μαζί με τα σχετικά
έγγραφα αυτών συμπεριλαμβανομένου μεταξύ άλλων οποιωνδήποτε πρακτικών συνεδριάσεων και/ή
ερευνών για περίοδο τριών (3) ετών.
19.2. Διευκρινίζεται ότι ο Αναφέροντας δεν θα έχει δικαίωμα πρόσβασης, ενημέρωσης, διαγραφής,
αντίρρησης και/ή διόρθωσης των προσωπικών τους δεδομένων στην βάση της νομοθεσίας για τα
προσωπικά δεδομένα.
20. ΣΥΝΕΧΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΗΣ ΠΟΛΙΤΙΚΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ
Η παρούσα πολιτική και οι διαδικασίες που προβλέπονται σε αυτή θα επανεξετάζονται σε τακτά χρονικά
διαστήματα και τουλάχιστον ανά τριετία από τον Λειτουργό Συμμόρφωσης.